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Umwandlung in eine Tagungsstätte

Die Ausstattung vieler Hotels lässt sich mit wenigen Veränderungen in erstklassige Tagungsstätten verwandeln, dabei wird allerdings nicht selten vergessen, dass eine Tagungsstätte auch den Stil des Hotels über Bord werfen kann. Eine Tagungsstätte passt daher nicht zu jedem Klima eines Hotels und ist von vielen Faktoren abhängig. So lukrativ eine solche neue Geschäftssparte auch zu scheinen mag, zunächst sollte der Hauptgeschäftszweig nicht außer Acht gelassen werden. Welche Thematik besitzt das Hotel und welches Klientel wird durch welche Leistung am häufigsten angesprochen? Dies sind die Grundfragen die dazu führen werden, ob ein Hotel ein möglicher Anziehungspunkt für die Herausforderungen einer Tagesstätte zu stemmen weiß.

Die Tagungsstätte im Zentrum von Metropolen

Sollte das Hotel in erster Linie von Touristen frequentiert werden, stellt sich die Frage um welche Zielgruppe an Touristen es sich hierbei handelt. Singles, Paare und Menschen mit gehobenerem Anspruch, werden in perfekter Symbiose das Hotel weiterhin nutzen, wenn sich einige der Räume nun als Tagungsstätte erweisen werden, vor allem dann, wenn sich das Hotel mitten im Zentrum einer Metropole befinden sollte. Viele Tagungsstätten fungieren als zentraler Anlaufpunkt für wichtige Meetings von Agenturen, Geschäftsbesprechungen von Firmen, politischen Diskussionen, Podiumsreden oder Vereinstreffen. Diese Personengruppe wird daher nicht mit den Gästen eines solchen Hotels kollidieren oder gar den Stil und die Atmosphäre des Hotels verändern. Anders verhält es sich allerdings, wenn die Hauptzielgruppe des Hotels aus Familien und Kindern besteht.

Touristenhotels für Familien mit Kinder

Ein klassisches Familienhotel, dass einen hohen Wert auf Tourismus legt und womöglich sogar seinen Sitz außerhalb der Stadt hat, eignet sich nur bedingt für die Umgestaltung in eine klassische Tagungsstätte, die von Firmen oder Vereinen genutzt wird. Oftmals können die Interessen der beiden Zielgruppen nicht miteinander vereinbart werden, schließlich geht es in solchen Familienhotels etwas weniger ruhig zu, als dies in modernen Hotels für Singles oder Paare im Zentrum einer Stadt der Fall ist. Räume die für den Zweck der Nutzung als Tagungsstätte eingefordert werden, können bei Bedarf nicht ausreichend belegt werden und hätten stattdessen von einer Erweiterung unter Einbeziehung der Stammkundschaft, in diesem Fall Touristen und Familien, stärker profitieren können.

Genaue Kalkulation der Vor- und Nachteile

Solche Räume eignen sich in klassischen Touristenhotels für weiteren Platz neuer Hotelzimmer oder als Essensräume. Hoteliers die ihre Räume als Tagungsstätte umfunktionieren wollen, sollten daher von Anbeginn den Kosten Faktor im Auge behalten. Auf der anderen Seite lassen sich Touristenhotels ideal abseits der Saison für diese Zwecke einspannen. Hier kann die Unterbelegung ideal für die Nutzung als Tagungsstätte dienen.

Moderne Konferenzräume lassen neue Ideen und Konzepte entstehen. Damit sich Konferenzteilnehmer wohlfühlen und entfalten können, sollte die Raumausstattung flexibel sein und sich verschiedenen Anforderungen anpassen können. Damit die Teilnehmer Ihren Gedanken freien Lauf lassen und den Kollegen ihre Ideen präsentieren können, sind bestimmte Ausstattungsmerkmale unverzichtbar. Neben Beamer, Anschlussmöglichkeiten und Jealeausien, sollten Konferenzräume auch über Flipcharts und Papier ausgestattet sein, damit Ideen und Vorschläge veranschaulicht werden und Lösungen erarbeitet werden können.

Flexible Nutzungsmöglichkeiten

Entsprechend der Teilnehmerzahl müssen die Konferenztische kombinierbar sein und Kabeldurchlässe besitzen, damit Strom- und Ladekabel nicht störend im Weg liegen. Zudem spielt die ausreichende Zahl an Konferenzstühlen eine wesentliche Rolle. Dabei sollten diese möglichst viel Komfort bieten und über bequeme Polsterbezüge und Armlehnen verfügen. Besonders platzsparend können stapelbare Stühle untergebracht werden. Neben dem passenden Mobiliar ist die richtige Beleuchtung ein wesentlicher Aspekt, wenn es um moderne Konferenzräume geht. Die richtige Beleuchtung sollte nie unterschätzt werden.
Eine gute Beleuchtung ist gleichmäßig, flimmer- und blendfrei. Besonders praktisch: Individuell regulierbare Beleuchtung, die es ermöglicht, den Konferenzraum bei Bedarf nur partiell zu beleuchten. Ein moderner Konferenzraum erfüllt seinen Zweck immer dann am besten, wenn er durch die Ausstattung den individuellen Anforderungen der Teilnehmer gerecht wird. Praktische Präsentations- und Funktionsmöbel sind unerlässlich, da sie die tägliche Arbeit enorm erleichtern. Moderne Konferenzräume unterstützen die heutzutage so wichtigen, vielfältigen Medien-Formate. Hochwertige technische Anlagen wie Beamer, Lautsprecher, Produkte für Video- oder Telefonkonferenzen und Monitore sollten mühelos zu einem effektiven Gesamtsystem zusammengeführt werden.

Moderne Technik und Service

Zu den wichtigen Aspekte der Konferenzraumtechnik zählen heutzutage hochauflösende Videodarstellungen bis 4K und 3D, professionelle Beschallungstechnik inklusive Lautsprecher und Kopfhörer, Beamer und die passende Leinwand, Mikrofone und Mikrofontechnik, Versteckte Technik, Lichttechnik, technische Anlagen für Video- und Telefonkonferenzen, hochauflösende Monitore, Flipchart, Whiteboard und Schreibutensilien, Wlan, individuelles Catering sowie flexible Anmietungszeiten und kostenlose Stellplätze für PKWs. Ein verantwortlicher Ansprechpartner vor Ort, der immer dann zur Stelle ist, sollte etwas mal nicht funktionieren, ist ebenso ein unverzichtbares Merkmal.

Der heutige Alltag wird immer stressiger. Wir hetzen von einem Termin zum anderen, machen unzählige Überstunden und müssen zwischen den ganzen Erledigungen nach der Arbeit noch unsere Familie, Freunde und Hobbies unter einen Hut bringen. All diese Probleme belasten uns zunehmend. Zusätzlich leiden unter dem ganzen Druck und Stress unsere Gesundheit und unser inneres Gleichgewicht. Ein Burnout droht – auch schlimmere Folgen sind möglich.

Viele suchen daher Hilfe in Seminaren. Dabei ist nicht nur der Workshop, sondern auch die Umgebung, in der er stattfindet, wichtig dafür, ob das Seminar erfolgreich war oder nicht. Denn nur am richtigen Ort können die Teilnehmer abschalten und sich ganz auf die Thematik konzentrieren. Auch viele Veranstalter haben dies herausgefunden. So finden die beliebtesten Seminare mittlerweile in modernen Seminarhotels in den schönsten Städten und Orten statt.

Aus diesem Grund sollten beliebte Seminare stets in modernen Seminarhotels stattfinden

Die Vorteile von Seminaren in modernen Seminarhotels liegen auf der Hand. Neben der richtigen Atmosphäre, einem leckeren perfekten Essen und freundlichen Service-Personal, bieten moderne Seminar- und Tagungshotels auch die perfekte Ausstattung zur Durchführung der Weiterbildung. Bequeme Stühle, moderne Technik und eine ablenkungsfreie Umgebung sind nur einige Faktoren, die den Seminarteilnehmern helfen, sich ganz auf ihr Seminar zu konzentrieren.

Zusätzlich unterstützt wird dieser Effekt durch den guten Service. Egal ob Frühstücksbuffet, Abendessen oder Abendveranstaltungen: Für das Wohl der Teilnehmer ist gesorgt. Zudem bieten viele moderne Seminarhotels neben den beliebtesten Seminaren auch Entspannungsmöglichkeiten. So kann nach dem Workshop das Gelernte über Gesundheit, BournOut oder Selbstbewusstsein in der Hotelsauna wiederholt oder am Pool mit einem erfrischenden Getränk reflektiert werden.

Neben Gesundheitsthemen, Workshops zur Stressbewältigung oder zum Zeit- und Stressmanagement zählen zu den beliebtesten Seminaren in modernen Seminarhotels mittlerweile auch Yoga- und Pilateslehrgänge, Rückenworkshops sowie Koch- oder Work-Life-Balance-Kurse. Der geeignete Platz ohne mögliche Ablenkungen durch Kollegen, die Familie oder das Smartphone ist dabei in den Seminarhotels stets gegeben. Die besondere Atmosphäre in den Tagungs- und Seminarräumen lädt direkt dazu ein, die Sorgen und Gedanken Zuhause zu lassen und sich ausschließlich auf den Coach und den Inhalt zu konzentrieren.

Es ist daher immer eine sehr gute Entscheidung, für die beliebtesten Seminare in ein modernes Seminarhotel zu gehen. Weg vom Alltagsstress für einen besseren Fokus auf die eigenen Bedürfnisse und Wünsche.

Der individuelle Service macht den Unterschied zwischen einem normalen Hotel und einem Seminarhotel. Heutzutage wird vorausgesetzt, dass sich spezielle Seminarhotels bei Infrastruktur und in Hinsicht auf die technische Ausstattung auf dem neuesten Stand befinden. Punkten können Hoteliers mit attraktiven Spezialleistungen und sich somit vom allgemeinen Angebot abheben.

Raum für neue Ideen

Moderne Seminarhotels schaffen Raum für neue Ideen und vereinen Unterkunft, Gastronomie und Arbeitsraum in Einem. Erfahrene Mitarbeiter sind darauf spezialisiert, die Gäste bei der Seminar- und Reiseplanung sowie auch bei der Durchführung des Seminars zu unterstützen- idealer Weise auf internationalem Niveau und bei Bedarf in verschiedenen Sprachen. Ein Tagungshotel zu leiten bedeutet Engagement, Flexibilität und Know-How. Neben ansprechenden Konferenz-und Tagungsräumen, die erfolgreiche Seminare versprechen, sorgt der umfassende Catering-Service für das leibliche Wohl der Teilnehmer. Im Gegensatz zu Hotels, die nur zusaätzlich Konferenzräume zur Verfügung stellen, bieten Seminarhotels den Vorteil, eben genau auf diese Branche spezialisiert zu sein, sodass ein professioneller Rahmen für Tagungen, Konferenzen und Seminare geschaffen wird.

International und technisch auf dem neuesten Stand

Internationale Hotelketten hingegen stehen den Seminarhotels zumeist in nichts nach, denn die steigende Nachfrage hat dafür gesorgt, dass sich auf eben dieses Gebiet spezialisiert wurde und die einst dunklen Tagungsräume im Laufe der Zeit in moderne Kommunikationszentren verwandelt wurden, die professionelle Seminare und Präsentationen ermöglichen und die Teilnehmer dabei auf keinerlei Service verzichten müssen.Der Alltag im Seminarhotel ist darauf ausgelegt, internationale Gäste zu empfangen und vor allem ein angenehmes Arbeitsklima zu schaffen. Neben dem Gastronomieangebot haben die Teilnehmer die Möglichkeit, attraktive Zusatzeistungen, wie beispielsweise den Spa oder den Fittnessbereich des Hotels nutzen zu können. Moderne Seminarhotels veranschlagen für das Parken der Fahrzeuge meist keine extra Gebühren und sind flexibel, was die Länge des Aufenthalts betrifft. Ein weiterer Vorteil von Seminarhotels besteht darin, dass sie meist sehr verkehrsgünstig gelegen sind und lange Anfahrtswege entfallen. Ob kleines Unternehmen, Großkonzern oder internationale Firma: Moderne Tagungshotels heißen alle Gäste willkommen, die neue Ideen entwickeln, Lösungen finden und zu neuen Ufern aufbrechen möchten.

Dazu dient eine Tagungsstätte

Dort wo Menschen zusammenfinden und über ihre neuesten Erlebnisse berichten, Vorlesungen halten oder ihre Kollegen und Mitarbeiter motivieren sollen, bietet sich ein Raum an, der weit mehr besitzen sollte als ein großes Angebot an vielen Sitzen. Tagungsstätten bieten sich daher an, um möglichst vielen Menschen ein ideales Umfeld zu bieten, um ihre Beiträge oder Ansichten einem größeren Publikum vorzustellen. Auch für Feste, Geburtstage oder Präsentationen sowie wichtigen Agentur-Besprechungen, wird eine Tagesstätte genutzt. Selbst Politiker kennen die Vorzüge von Tagungsstätten und nutzen diese öfters, um über wichtige Anliegen zu diskutieren und sich zu beraten. Die Tagungsstätte liefert eine ausgezeichnete Möglichkeit, verschiedene Vorhaben in die Tat umzusetzen.

Die Möglichkeiten einer Tagungsstätte

Räume und Möglichkeiten wie diese in einer Tagungsstätte vorhanden sind, finden sich oftmals in gastronomischen Betrieben. Viele kleinere und größere Hotels bieten beispielsweise ihre Räume als Tagungsstätte für diverse Veranstaltungen an, auch ein Restaurant kann unter gewissen Umständen als Tagungsstätte genutzt werden. Spezielle Einrichtungen, die mit Räumen, Technik, einer Bestuhlung und einer Küche oder Bar ausgestattet sind, kommen als Tagungsstätte ebenfalls seit Jahren zum Einsatz. Diese Tagungsstätten funktionieren meist ausschließlich als solche und können angemietet und genutzt werden. Die Räume solcher Tagungsstätten und das jeweilige Angebot der Möglichkeiten variieren erheblich, daher empfiehlt es sich im Vorfeld die genaue Personenzahl der Gäste und Sprecher festzuhalten, so dass ideal geplant werden kann.

Technik, Essen und Bestuhlung

Die Tagungsstätte besitzt in den meisten Fällen über ausreichende Technik, um Präsentationen zu ermöglichen. Steckdosen und Licht, Tische und Bestuhlung sowie eine Garderobe, unterstreichen die Ansprüche einer solchen Tagungsstätte. Wenn zwischendurch Pausen eingelegt werden sollen, ist meist für das leibliche Wohl gesorgt, denn mit angrenzender Küche lassen sich entweder selbst Speisen zubereiten oder das Angebot des Hotels oder des Restaurants nutzen. Für Getränke ist in diesem Fall meist ebenfalls gesorgt. Das Buffet ist nicht selten im Preis mit inbegriffen, kann speziell jedoch dazu gebucht werden, hier bieten zahlreiche Anbieter Komplettpakete an, um für eine möglichst sorgenfreie Veranstaltung zu garantieren. Die Räume lassen sich in vielen Bereichen zudem individuell und thematisch ausrichten. So kann eine politische Sitzung oder eine Werbepräsentation mit den nötigen Postern und Fahnen oder Bannern ausgestattet werden. Gläser und Essbesteck sowie Teller können auf Anfrage meist im Hotel oder Restaurant ausgeliehen werden. In einigen Tagungsstätten sorgt eine angrenzende Küche für Unterstützung.

Konzentration auf das Wesentliche

Wer eine Präsentation plant oder eine kleinere Veranstaltung, der wird die Vorzüge von Tagesstätten mehr als zu schätzen wissen. Tagungsstätten eignen sich hervorragend dazu, um eine große Palette an Anforderungen zu meistern. Oftmals kann der Veranstaltungsort von externen oder internen Fachkräften am Ende der Veranstaltung gegen eine geringe Gebühr gereinigt werden. Dies erspart weitere Arbeit oder Stress und lässt den Veranstalter genügen Spielraum, um sich auf die wesentlichen Aspekte der Veranstaltung konzentrieren zu können.